Szanowni Państwo,

Bezpieczeństwo i poufność Państwa danych jest dla nas celem najwyższym. Gwarantujemy, iż dokładaliśmy i będziemy dokładać wszelkich starań, aby zapewnić ochronę Państwa danych osobowych stosując odpowiednie zabezpieczenia techniczne i organizacyjne, w tym stosowanie odpowiedniej ochrony podczas projektowania nowych usług i rozwiązań.
Niniejsze Zasady służą poinformowaniu członków Spółdzielni, klientów i stron zainteresowanych o celu, zakresie i kategoriach przetwarzania ich danych osobowych, czasie przetwarzania danych oraz o przysługujących im prawach, zgodnie z obowiązującym od 25 maja 2018r. Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych, w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwany RODO/GDPR).

Administrator Danych i Inspektor Ochrony Danych
Administratorem Państwa Danych Osobowych jest Namysłowska Spółdzielnia Mieszkaniowa z siedzibą w Namysłowie, przy ul. Reymonta 8 (www.nsm.org.pl).
Jako Administrator Danych Osobowych, odpowiadamy za zapewnienie bezpieczeństwa Pań-stwa danych osobowych oraz ich wykorzystywania zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Wszelkich dodatkowych informacji możecie Pastwo zasięgnąć u Administratora Ochrony Danych pod nr telefonu: (77)4101565 lub listownie na adres siedziby Spółdzielni.

Bezpieczeństwo Danych
W celu zagwarantowania bezpieczeństwa Państwa danych, przeprowadziliśmy Audyt bezpieczeństwa danych informatycznych służących do przetwarzania danych osobowych uwzględniając ryzyko związane z ich przetwarzaniem oraz analizę ryzyka dla stosowanych przez nas zabezpieczeń.
Aktualnie w Namysłowskiej Spółdzielni Mieszkaniowej stosuje się wysokiej klasy, sprawdzone zabezpieczenia prewencyjne oraz mechanizmy monitorujące sposoby przetwarzania, przepływy oraz dostępu do posiadanych informacji, tak, aby móc zapewnić, że przetwarzanie danych odbywa się zgodnie z prawem oraz zgodnie z najlepszymi praktykami w dziedzinie zabezpieczania danych i systemów informatycznych.

Kategorie zbieranych danych osobowych
W związku z statutową działalnością prowadzoną przez Spółdzielnię informujemy, że przetwarzamy Państwa dane osobowe w następujących kategoriach:
1. Dane osobowe członków Spółdzielni
– w celu realizacji statutowej działalności Spółdzielni. Dane te przetwarzane są na pod-stawie przepisów ustawy z dnia 16 września 1983 r. Prawo spółdzielcze oraz Ustawy z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych.
2. Dane osobowe mieszkańców
– w celu obsługi lokali mieszkalnych, budynków i nieruchomości. Dane te przetwarzane są na podstawie przepisów ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali oraz Ustawy z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych
– w celu deklaracji ilości osób zamieszkałych oraz sposobie zbierania i zagospodarowania odpadów. Dane te przetwarzane są na podstawie przepisów ustawy z dnia 13 września 1996r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach.
3. Dane osobowe dłużników
– w celu windykacji należności. Dane te przetwarzamy realizując prawnie uzasadniony cel administratora danych w oparciu o przepisy Ustawy z dnia 15 grudnia 2000r. o spółdzielniach mieszkaniowych.
4. Dane osobowe najemców, dzierżawców oraz zleceniobiorców
– celem realizowania zapisów zawartych w umowach. Dane te przetwarzamy na pod-stawie RODO (art. 6 ust.1 lit. b).
5. Dane osób biorących udział w postępowaniu przetargowym
– w celu przeprowadzenia postępowania przetargowego dotyczącego np. sprzedaży mieszkania lub złożenia zamówienia na wykonanie określonych robót remontowo-budowlanych. Informacje dotyczą osób lub podmiotów, które brały udział w przeprowadzonym postępowaniu przetargowym. Dane te przetwarzamy na podstawie, RODO (art. 6 ust.1 lit. b).
6. Dane dotyczące usterek i awarii
– w celu wykonania niezbędnych napraw zgłaszanych przez mieszkańców. Dane te przetwarzamy na podstawie RODO ( art. 6 ust.1 lit. d).
7. Monitoring wizyjny
– w celu ochrony osób i mienia (RODO art. 6 ust.1 lit. f). Dane z monitoringu wizyjnego przetwarzamy przez okres nieprzekraczający 6 miesięcy. Za wyjątkiem, gdy stanowią one dowód w postępowaniu – w takim przypadku, okres przetwarzania ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Nagrania z monitoringu są udostępniane jedynie uprawnionym podmiotom (policja, prokuratura).
8. Korespondencja
– w celu realizacji właściwego obiegu i nadzoru nad korespondencją. Dane te przetwarzane są na podstawie RODO ( art. 6 ust.1 lit. c).
9. Informacje o naszych pracownikach oraz kandydatów do pracy
– w celu prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Dane te przetwarzane są na podstawie Kodeks Pracy tj. z dnia 13 kwietnia 2018 r. (Dz. U. z 2018 r. poz. 917). Dane osób ubiegających się o pracę przetwarzamy na podstawie wyrażonej przez nich zgody.

Okres przetwarzania Państwa danych osobowych przez Spółdzielnię wynika z obowiązujących przepisów prawa lub okresu obowiązywania umowy.
Ponadto Państwa dane osobowe będą przechowywane ze względu na:
– obowiązki wynikające z regulacji księgowych i podatkowych – przez czas ich trwania,
– bezpieczeństwa prawnego – do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń.

Spółdzielnia może przetwarzać Państwa dane osobowe poprzez przekazywanie następującym kategoriom odbiorców:
– podmiotom świadczącym administratorowi usługi niezbędne do realizacji wyżej wskazanych celów, w tym partnerom IT, podmiotom realizującym wsparcie technicz-ne lub organizacyjne,
– podmiotom uprawionym na podstawie przepisów prawa.

Obecnie Państwa dane osobowe przetwarzane w naszych zasobach nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (UE).
W każdym z wymienionych przypadków staramy się, aby posiadane przez nas dane były uaktualniane i poprawne. Mając na uwadze Państwa prywatność, wszystkie informacje stanowiące dane osobowe minimalizujemy w stopniu umożliwiającym nam ich prawidłowe przetwarzanie.

Prawa osób w zakresie danych osobowych
Na każdym etapie przetwarzania danych osobowych przez Namysłowską Spółdzielnię Miesz-kaniową, mają Państwo prawo do:
– dostępu do swoich danych, w tym uzyskania informacji o zakresie przetwarzanych przez nas danych oraz uzyskania kopii tych danych,
– modyfikacji i poprawienia swoich danych, w tym, jeżeli nie będą zachodziły inne prawne przeciwwskazania do ograniczenia ich zakresu przetwarzania;
– ,,prawo do bycia zapomnianym”, czyli całkowitego usunięcia swoich danych, jeżeli nie będą zachodziły przeciwwskazania prawne,
– wniesienia sprzeciwu wobec niewłaściwego przetwarzanych danych osobowych.

Informacje dodatkowe
Mają Państwo prawo wniesienia skargi dotyczącej przetwarzania danych osobowych do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych. Organem tym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Niniejsze zasady przetwarzania danych osobowych w Namysłowskiej Spółdzielni Mieszkaniowej obowiązują od dnia 25 maja 2018r. do odwołania i realizują obowiązek prawny wynikający z art. 13 – 14 RODO. Zastrzegamy sobie prawo do zmian w niniejszych zasadach, jedynie w celu poprawy i jakości świadczonych przez nas usług oraz w poszanowaniu Państwa praw i prywatności.